Jak wygląda paragon ze sklepu – każdy wie. Ale czy zastanawialiśmy się, na jakiej podstawie tworzone są nazwy widniejące na każdym paragonie? Jednego możemy być pewni – nie są one dziełem przypadku, ani zwykłą fantazją właściciela sklepu, czy też osoby, która programowała kasę fiskalną.

Kasy fiskalne są urządzeniami rejestrującymi każdy zakupiony w sklepie produkt, lub usługę sprzedaną w punkcie usługowym, za pomocą komputera, który wyszukuje niezbędne informacje, oraz drukarki, która drukuje w kilka sekund dowód zakupu na specjalnym papierze. Dzięki kasie fiskalnej możemy szybko wydrukować dowód zakupu dla klienta i dla siebie, oraz obliczyć łączną wartość zakupów. Każda kasa fiskalna posiada funkcję modyfikowania na przykład stawek podatku przypisanych do każdego rodzaju towaru lub usługi, oraz wprowadzania do systemu nowych produktów lub grup produktów i przypisywania im odpowiednich kodów. Czynności te wykonuje się jednak wyłącznie w ściśle określonych przypadkach.

Wymogi prawne dotyczące paragonów obejmują nie tylko stawkę podatku VAT, czy wymóg podawania na każdym paragonie pełna nazwę firmy, godzinę transakcji itp., ale również prawidłowe znakowanie towarów. W sklepach, gdzie istnieją różne grupy towarów, grupowanie to ma sens. Patrząc na paragon zarówno sprzedawca, jak i klient mają możliwość błyskawicznego zweryfikowania, jaki konkretnie produkt widnieje na paragonie. Przykładowo, gdy klient kupuje mleko w półlitrowym kartoniku firmy X, o zawartości tłuszczu 1,5%, na paragonie nie może widnieć jedynie napis „nabiał”, ani też „mleko”. Nazwa towaru musi mieć co najmniej 12 znaków oraz dokładnie identyfikować produkt wśród mleka 3,2-procentowego, w kartonach, butelkach, i o różnej pojemności. Towar nie musi jednak być opisany: „mleko 1,5% w kartonie, firma X, 0,5l”. Wystarczy podać nazwę „mleko 0,5l firma X”, jeśli mleka tej firmy i tej samej pojemności mogą mieć różną zawartość tłuszczu, ale kosztują tyle samo. Nazwa towaru może być jednakowa w przypadku, gdy różne podgrupy tego samego produktu mają różne ceny, bądź objęte są różnymi stawkami podatku VAT. Przykładowo, gdy sprzedajemy ogórki szklarniowe i ogórki gruntowe (w jednakowej cenie), ich nazwy na paragonie powinny się różnić, by było wiadomo, jaki ogórek został sprzedany klientowi. Jeśli jednak ogórki szklarniowe kosztują 5 zł za kilogram, a gruntowe 12 zł za kilogram, to oba rodzaje mogą być nazwane po prostu „ogorek swiezy”. Niestety, aby sprostać wymaganiom prawnym każdy produkt należy odpowiednio nazwać i ręcznie wklepać do komputera kasy fiskalnej.