Inwentaryzacja w sklepach, magazynach czy wielkich marketach to zawsze nerwowy i pracowity czas. Trzeba bowiem sprawdzić, ile towaru faktycznie znajduje się na półkach w sklepie lub magazynie, i skonfrontować ten stan z tym, co mamy w systemie komputerowym, czy tez „na papierze”. Pozwala to stwierdzić błędy systemu, błędy w obliczeniach, czy nawet uwzględnia kradzieże towaru, nie da się ukryć, że w przypadku dużej ilości towaru w sklepie inwentaryzacja daje właścicielom bardzo dużo.

Inwentaryzacje nawet w największych hipermarketach odbywają się ręcznie, za pomocą siły roboczej – grupa osób liczy fizycznie towar i zapisuje jego ilość, a następnie wprowadza się te ilości do systemu. Kolektor danych, zwany też terminalem mobilnym albo przenośnym czytnikiem kodów kreskowych pozwala jednak uniknąć żmudnego spisywania na kartce nazw i ilości towarów. Wyposażony jest od w czytnik RFID, który skanuje kod kreskowy, w jaki wyposażony jest każdy produkt, a później przesyła go do systemu za pomocą złącza IrDA, czyli zupełnie bezprzewodowo. Jednak aby móc odczytać w ten sposób kod kreskowy i przetworzyć go, dany produkt wraz z kodem musi wcześniej zostać zarejestrowany w systemie. Dzięki wysokiej wydajności takiego urządzenia, o pamięci 2MB, możemy zapisać w pamięci nawet 15 do 20 tysięcy towarów! Liczba ta zależna jest od długości pozycji, toteż w dużych placówkach handlowych zaleca się oszczędne stosowanie nazewnictwa towarów.

Obecnie w każdej dziedzinie życia posługujemy się urządzeniami, które pozwalają w łatwy sposób wykonać za nas nieprzyjemną pracę i skrócić czas potrzebny na dane zadanie do minimum. Dzięki kolektorowi danych inwentaryzację w niewielkim sklepie możemy z powodzeniem wykonać w kilka godzin, zaś w hipermarketach przy pomocy kilkudziesięciu sprytnych osób liczących towar, wykonuje się to w ciągu 2-3 nocy. Jak wyglądałaby inwentaryzacja w niewielkim sklepie bez pomocy kolektora? Osoba prowadząca spis musiałaby chodzić z pokaźnym zeszytem, z wyrysowaną tabelką, a następnie liczyć co do sztuki towar na półce i w magazynie i wpisywać do zeszytu w taki sposób: „baton mleczny z orzechami firmy X 50g – 8 sztuk”, i tak przy każdym towarze, których jest setki, a nawet tysiące. Kolektory danych oszczędzają nam żmudnego pisania – wystarczy przy zliczonym towarze położyć nalepkę z liczba sztuk, wcelować w kod kreskowy towaru skaner i wstukać odpowiednią liczbę w urządzenie. Dane z czytnika zostaną automatycznie przeniesione na przypisany do niego komputer, usprawniając nam dalszą pracę przy dokumentacji towaru.